100 Pakete im Monat. Das klingt überschaubar. Bis du jeden Abend Bestellungen prüfst, Artikel suchst, Kartons faltest, Labels druckst und Retouren öffnest. Bei 500 Paketen wird aus der Abendroutine ein Teilzeitjob. Bei 1.000 brauchst du Prozesse, Fläche und Vertretung. Spätestens dann reicht die Frage „Was verlangt der Anbieter pro Paket?“ nicht mehr.

Wenn du wissen willst, ob sich ein Fulfillment-Dienstleister für dich lohnt, musst du zwei vollständige Kostenblöcke vergleichen: deine heutigen Gesamtkosten und die künftigen Gesamtkosten beim Dienstleister. Auf der Seite zu den Fulfillment-Kosten mit Live-Rechner kannst du deine Sendungsmenge direkt durchspielen. Hier zerlegen wir die Rechnung und rechnen drei typische Volumenstufen offen vor.

Lohnt sich ein Fulfillment-Dienstleister überhaupt?

Die kurze Antwort: oft ab 100 bis 200 Sendungen pro Monat. Aber die Paketmenge allein entscheidet nicht.

Ein Shop mit 80 hochpreisigen Bestellungen kann den Break-even früher erreichen als ein Shop mit 300 sehr einfachen Sendungen. Entscheidend sind deine Zeit pro Auftrag, dein interner Stundensatz, Lager- und Materialkosten, die Retourenquote und die Frage, was in deinem Geschäft liegen bleibt, während du packst.

Zwei Fehler verzerren fast jede erste Rechnung:

Die eigene Arbeitszeit wird mit 0 € angesetzt. Das Geld verlässt zwar nicht sofort dein Konto. Trotzdem fehlt jede Packstunde in Einkauf, Marketing, Kundenservice oder Produktentwicklung.
Nur der Pick-Preis des Dienstleisters wird betrachtet. Grundgebühr, Verpackung, Lagerung, Versand und Retouren gehören ebenso in den Vergleich wie beim Eigenversand.

Der Break-even ist deshalb kein magischer Grenzwert. Er ist der Punkt, an dem die vermeidbaren Kosten deines Eigenversands höher sind als die vollständigen Kosten des Outsourcings.

Wie viel kostet Fulfillment pro Monat?

Eine belastbare Monatsrechnung besteht aus mindestens sechs Positionen:

Pick & Pack: bei Fillhub ab 1,20 €/Sendung, der erste Artikel ist enthalten
zusätzliche Artikel: 0,35 € je weiterem Artikel
Standardverpackung: 0,45 € je Sendung
Lagerung: nach belegtem Palettenstellplatz oder m³
Versand: abhängig von Carrier, Gewicht, Größe und Zielland
Retourenbearbeitung: ab 1,30 € je Retoure inklusive erstem Artikel, plus 0,40 € je weiterem Artikel

Dazu kommt die monatliche Grundgebühr ab 79,99 €/Monat. Sie deckt im Einsteiger-Paket unter anderem WMS-Zugang, Dashboard und Standard-Reports ab. Gleichzeitig gibt es bei Fillhub keine Mindestmenge. Das widerspricht sich nicht: Du musst keine feste Zahl an Sendungen erreichen, zahlst aber die Grundgebühr unabhängig davon, ob du 40 oder 400 Aufträge verschickst.

Ab 500 Bestellungen reduziert der Kostenrechner die rabattfähigen Pick-, Pack- und Verpackungspositionen um 5 %. Ab 1.000 Bestellungen sind es 10 %. Lagerung und Carrier-Kosten fehlen in den folgenden Beispielen bewusst. Ohne Palettenbedarf, Paketgewicht und Zielländer wäre jede konkrete Zahl geraten.

Die Break-even-Formel für deinen Shop

Schreib zuerst die Monatskosten deines Eigenversands auf:

Eigenversand = Arbeitszeit + Lager + Verpackung + Versand + Retouren + Software und Ausstattung

Danach stellst du die vollständige Dienstleisterrechnung daneben:

Fulfillment = Grundgebühr + Pick & Pack + Verpackung + Lagerung + Versand + Retouren + Zusatzleistungen

Der Fulfillment-Dienstleister lohnt sich rein finanziell, sobald:

vermeidbare Eigenversandkosten > vollständige Fulfillment-Kosten

„Vermeidbar“ ist wichtig. Eine bereits bezahlte Lagerhalle verschwindet nicht automatisch am Tag des Wechsels. Ein Mitarbeiter kann andere Aufgaben übernehmen, aber sein Gehalt bleibt zunächst bestehen. Rechne daher mit den Kosten, die durch das Outsourcing tatsächlich entfallen, und führe frei werdende Arbeitszeit separat als Opportunitätswert.

Für deine Arbeitszeit gilt:

Stunden pro Monat × interner Stundensatz = monatlicher Zeitwert

Beispiel: Du verbringst zwölf Stunden pro Woche mit Versand und bewertest deine Zeit mit 35 €. Bei durchschnittlich 4,33 Wochen pro Monat bindet der Eigenversand rund 1.819 € Arbeitswert. Noch bevor Lager, Kartons, Versandsoftware oder Retouren dazukommen.

Break-even-Rechenbeispiele für 100, 500 und 1.000 Sendungen pro Monat

Damit die drei Volumenstufen vergleichbar bleiben, nutzen wir dieselben Annahmen:

zwei Artikel je Bestellung
15 % Retourenquote
Standardverpackung
Einsteiger-Grundgebühr von 79,99 € pro Monat
Mengenrabatt gemäß Kostenrechner
ohne Lagerung und Hinversand

Die Retourenposition bildet nur die operative Bearbeitung ab. Fillhub prüft die Ware und schickt dir den Status-Report. Du gibst die weitere Behandlung frei. Eine Erstattung an deinen Kunden bleibt deine Entscheidung.

Position	100	500	1.000
Pick & Pack	155,00 €	736,25 €	1.395,00 €
Verpackung	45,00 €	213,75 €	405,00 €
Retouren	25,50 €	127,50 €	255,00 €
Grundgebühr	79,99 €	79,99 €	79,99 €
Summe	305,49 €	1.157,49 €	2.134,99 €
Je Sendung	3,05 €	2,31 €	2,13 €

Die Spalten stehen für 100, 500 und 1.000 Sendungen pro Monat; die Summen gelten ohne Lagerung und Hinversand.

100 Sendungen: Die Zeit entscheidet

Bei 100 Sendungen liegt der berechnete Prozessblock bei 305,49 €. Bei einem internen Stundensatz von 30 € entspricht das rund 10,2 Stunden eigener Arbeit im Monat. Brauchst du für Auftragseingang, Picken, Packen, Label, Übergabe und Retouren zusammen mehr Zeit, ist die Dienstleisterseite bereits günstiger als deine Arbeitszeit allein. Eigene Kartons und Lagerfläche sind dabei noch nicht eingerechnet.

Trotzdem kann Eigenversand bei 100 Sendungen sinnvoll bleiben. Etwa wenn du zu Hause ausreichend Platz hast, sehr schnell packst und die gewonnene Zeit aktuell nicht produktiver einsetzen kannst. Die Grundgebühr wiegt auf dieser Stufe mit 0,80 € je Sendung am stärksten.

Für kleine Shops ist deshalb nicht die Zahl 100 das Signal, sondern der Engpass. Wenn du wachsen willst und der Versand deine Woche strukturiert, lohnt der Blick auf Fulfillment für kleine Shops und junge Unternehmen.

500 Sendungen: Der Eigenversand wird zum System

Bei 500 Sendungen greift der 5-%-Mengenrabatt. Der berechnete Prozessblock liegt bei 1.157,49 € beziehungsweise 2,31 € je Sendung. Bei 30 € internem Stundensatz entspricht die Monatssumme 38,6 Arbeitsstunden.

Das sind knapp neun Stunden pro Woche. Schafft dein gesamter Versandprozess 500 Aufträge inklusive Retouren in weniger Zeit, brauchst du bereits sehr saubere Abläufe. Fehlen Scanner, feste Packplätze oder eine Vertretung, zahlst du zusätzlich mit Fehlern, Rückständen und gebundenem Gründerwissen.

Auf dieser Stufe solltest du nicht mehr nur deine persönliche Packzeit bewerten. Rechne auch Wareneingang, Bestandsabgleich, Nachbestellungen von Material, Carrier-Abholung und Krankheitsvertretung ein.

1.000 Sendungen: Aus Packen wird Logistikbetrieb

Bei 1.000 Sendungen reduziert der 10-%-Mengenrabatt den berechneten Prozessblock auf 2.134,99 € beziehungsweise 2,13 € je Sendung. Bei 30 € internem Stundensatz entspricht das 71,2 Stunden.

Mit 1.000 monatlichen Sendungen verschickst du bei 20 bis 22 Versandtagen im Durchschnitt rund 45 bis 50 Pakete pro Tag. Dafür brauchst du nicht nur schnelle Hände. Du brauchst Bestandssicherheit, geregelte Übergaben, Platz für Wareneingang und Retouren sowie Reserven für Peaks. Die relevante Frage lautet jetzt nicht mehr: „Kann ich das noch selbst packen?“ Sondern: „Will ich die nötige Logistikinfrastruktur selbst betreiben?“

Wenn dein Eigenversand inklusive Personal, Material und vermeidbarer Lagerkosten über dem Dienstleisterangebot liegt, ist der finanzielle Break-even erreicht. Wenn die Werte ähnlich sind, entscheiden Qualität, freie Kapazität und Skalierbarkeit.

Wie viel Prozent vom Umsatz darf Fulfillment kosten?

Eine pauschale Prozentzahl ist als Benchmark zu grob. Ein Shop mit 25 € Warenkorb und 60 % Rohmarge verträgt andere Logistikkosten als ein Shop mit 180 € Warenkorb und 25 % Rohmarge.

Berechne zuerst deine persönliche Logistikkostenquote:

vollständige Logistikkosten ÷ Nettoumsatz × 100 = Logistikkostenquote

Danach kommt die wichtigere zweite Rechnung:

Deckungsbeitrag vor Logistik – vollständige Logistikkosten = Deckungsbeitrag nach Logistik

Ein Beispiel zeigt den Unterschied. Bei 500 Sendungen und 60 € durchschnittlichem Nettowarenkorb entsteht 30.000 € Nettoumsatz. Der oben berechnete Prozessblock von 1.157,49 € entspricht 3,9 % des Umsatzes. Das ist noch nicht deine vollständige Logistikkostenquote, weil Lager und Hinversand fehlen. Erst wenn du diese Positionen ergänzt und Retouren, Zahlungsgebühren, Wareneinsatz sowie Marketing sauber trennst, siehst du, ob deine Marge trägt.

Nutze den Prozentwert daher zum Vergleich über mehrere Monate oder Angebote. Nicht als starre Grenze, die für jeden Shop gelten soll.

Was beim Eigenversand fast immer vergessen wird

Kartons und Paketmarken findest du auf der Rechnung. Die teuren Lücken stehen oft in keinem Bericht:

Zeit für Bestandsdifferenzen, beschädigte Ware und Nachforschung
unproduktive Wege zwischen Regal, Packplatz und Drucker
Materialeinkauf und Mindestbestände für Kartons
Miete, Nebenkosten und Versicherung für eigene Lagerfläche
Lohnnebenkosten, Urlaub und Krankheitsvertretung
Geräte, Waagen, Scanner, Drucker und Wartung
verspätete Übergaben, Fehlversand und erneuter Kundenservice
Zeit, die nicht in Sortiment, Conversion oder Neukundengewinnung fließt

Miss eine normale Woche mit der Stoppuhr. Nicht deinen schnellsten Packlauf. Erfasse Wareneingang, Auftragsprüfung, Picken, Packen, Carrier-Übergabe, Retouren und Nacharbeit. Multipliziere die Gesamtzeit mit 4,33 und deinem internen Stundensatz. Diese Zahl gehört in die Break-even-Rechnung.

Wann sich Outsourcing noch nicht lohnt

Ein Dienstleister ist nicht automatisch die richtige Entscheidung. Eigenversand kann wirtschaftlicher sein, wenn mehrere Punkte zusammenkommen:

du hast nur wenige Sendungen und kaum Retouren
Lagerfläche ist ohne Zusatzkosten vorhanden
deine Produkte brauchen einen noch nicht standardisierten Packprozess
du testest das Geschäftsmodell erst und erwartest stark schwankende Nachfrage
du kannst Pakete schnell bearbeiten, ohne wichtigere Aufgaben zu verschieben

Auch dann lohnt sich eine monatliche Messung. Ein Shop wächst selten an einem klaren Stichtag aus dem Eigenversand heraus. Meist steigt die Belastung schleichend, bis die erste Peak-Woche den Engpass sichtbar macht.

Wann der Break-even nicht nur in Euro zählt

Manchmal liegen Eigenversand und Dienstleisterangebot fast gleichauf. Dann helfen vier operative Fragen:

Was passiert bei doppeltem Volumen? Kannst du Fläche und Personal kurzfristig erweitern?
Wer übernimmt bei Krankheit oder Urlaub? Ein Prozess, der nur in deinem Kopf funktioniert, ist ein Geschäftsrisiko.
Wie viel kostet ein Fehler wirklich? Rechne Neuversand, Rücksendung, Supportzeit und mögliche Kundenabwanderung zusammen.
Was machst du mit der gewonnenen Zeit? Outsourcing lohnt sich nur dann strategisch, wenn du die Kapazität in wirksamere Aufgaben verschiebst.

Fulfillment verkauft dir nicht einfach weniger Packarbeit. Du entscheidest, ob du Logistik als eigene Kernfunktion aufbauen oder als standardisierten Prozess einkaufen willst. Was ein Anbieter dabei konkret übernimmt, zeigt die Übersicht zum Fulfillment-Dienstleister.

So triffst du die Entscheidung mit deinen Zahlen

Nimm die letzten acht bis zwölf Wochen als Basis. Dann gehst du in dieser Reihenfolge vor:

Erfasse Sendungen, Artikel je Auftrag, Palettenbedarf, Paketklassen und Retourenquote.
Miss alle internen Logistikstunden und lege einen realistischen Stundensatz fest.
Addiere Material, Lager, Software, Ausstattung und vermeidbare Personalkosten.
Lass dir ein vollständiges Angebot inklusive Carrier- und Lagerpositionen erstellen.
Vergleiche nicht nur Monatskosten, sondern Kosten je Sendung und je Nettoumsatz.
Rechne ein realistisches Wachstumsszenario und einen Peak-Monat separat.

Den Fillhub-Prozessblock kannst du im CostCalculator auf der Kostenseite mit deiner Menge, Artikelzahl und Retourenquote berechnen. Für Lagerung und Versand brauchst du anschließend deine echten Produkt- und Paketdaten.

Ist die Entscheidung zum Outsourcing gefallen, beginnt eine andere Frage: Welcher Anbieter passt zu deinem Sortiment und deinen Systemen? Dafür gibt es den separaten Guide „Wie finde ich den perfekten Fulfillment-Dienstleister?“. So bleiben Wirtschaftlichkeitsprüfung und Anbieterauswahl sauber getrennt.

FAQ zur Break-even-Rechnung

Ab wie vielen Paketen lohnt sich ein Fulfillment-Dienstleister?

Als erste Prüfmarke eignen sich 100 bis 200 Sendungen pro Monat. Der tatsächliche Break-even kann früher oder später liegen. Hoher Zeitaufwand, viele Retouren, fehlende Lagerfläche oder Wachstum verschieben ihn nach vorn. Sehr einfache Abläufe und freie Fläche verschieben ihn nach hinten.

Lohnt sich Fulfillment auch ohne Mindestmenge?

Ja, wenn deine eingesparte Zeit und deine vermeidbaren Eigenkosten die Dienstleisterkosten übersteigen. Bei Fillhub gibt es keine Mindestmenge. Die monatliche Grundgebühr ab 79,99 €/Monat bleibt trotzdem bestehen und muss besonders bei kleinem Volumen in jede Rechnung.

Welche Daten braucht ein Fulfillment-Dienstleister für ein Angebot?

Mindestens monatliche Sendungszahl, durchschnittliche Artikel je Bestellung, Zahl der SKUs, benötigte Palettenstellplätze oder m³, Paketgewichte, Zielländer und Retourenquote. Sonderverpackung, Chargenführung oder weitere Services solltest du ebenfalls nennen.

Sind Versandkosten in den 1,20 € enthalten?

Nein. Die ab 1,20 €/Sendung beziehen sich auf Pick & Pack mit einem enthaltenen Artikel. Verpackung, Lagerung, Carrier-Versand, Retouren und Grundgebühr sind getrennte Positionen.

Fazit: Rechne deine Zeit wie eine echte Kostenstelle

Ein Fulfillment-Dienstleister lohnt sich nicht ab einer bestimmten Paketzahl automatisch. Er lohnt sich, wenn dein vollständiger Eigenversand mehr kostet als das vollständige Angebot oder wenn die gewonnene Kapazität den kleinen Kostenunterschied überkompensiert.

Bei 100 Sendungen entscheidet häufig deine Zeit. Bei 500 brauchst du bereits belastbare Prozesse. Bei 1.000 betreibst du faktisch eine eigene Logistikfunktion. Rechne alle drei Stufen mit denselben Annahmen, ergänze Lager und Carrier und prüfe den Deckungsbeitrag nach Logistik.

Willst du deine Zahlen nicht weiter schätzen? Nutze zuerst den Live-CostCalculator. Wenn du danach eine Kalkulation mit deinen Paketdaten, Lagerplätzen und Versandzielen brauchst, sprich mit Fillhub.

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